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16 November 2022

RIMBORSI FUORI E DENTRO COMUNE

I rimborsi spese ed indennità vengono erogati dalle aziende a una pluralità di soggetti, con modalità che variano a seconda del soggetto che li percepisce (dipendente, amministratore) ed in base alla tipologia della trasferta. Ogni volta che un soggetto si trova al di fuori della sede indicata nel contratto di lavoro si considera in trasferta, per cui qualora il soggetto anticipi denaro personalmente ha diritto ad un rimborso spese. La definizione di trasferta è la seguente, C.M. n207/E/2000:

“si ha una trasferta quando il collaboratore è chiamato a svolgere una attività fuori dalla sede naturale a cui è tenuto contrattualmente a svolgere le sue funzioni “.

Le trasferte per motivi di lavoro sono molto frequenti, perciò, occorre avere ben presente quali regole applicare sulle somme erogate e sapere il trattamento fiscale dei rimborsi spesa a dipendenti e collaboratori.

Nel caso dei dipendenti bisogna dividere i rimborsi spese in due categorie:

• rimborsi per le trasferte all’interno del comune;
• rimborsi per le trasferte al di fuori del comune della sede indicata nel contratto

per i quali vi sono diversi trattamenti fiscali.

Nel caso dell’amministratore bisogna prendere come riferimento il comune di residenza dello stesso, cioè il suo domicilio fiscale.

Rimborsi per le trasferte all’interno del comune; nell’ambito del territorio comunale della sede di lavoro dell’azienda prevale un regime generale di imponibilità delle spese in capo al dipendete. Per cui avremo che:

• le indennità per tali trasferte concorreranno integralmente a formare il reddito del lavoratore dipendente, tra cui anche il rimborso chilometrico;
• l’unica eccezione è prevista per i rimborsi di spese di trasporto, all’interno del comune, giustificate da documenti provenienti dal vettore (come biglietti e abbonamento mezzi pubblici o ricevuto taxi);
• le spese di vitto e alloggio rimborsate al dipendente nel territorio del comune, integralmente imponibili per il dipendente, sono deducibili al 75% per l’azienda.

Rimborsi per trasferte al di fuori del comune; in questo caso vi sono tre diverse tipologie di rimborso, tra cui si può scegliere liberamente ma per ogni trasferta il sistema scelto deve essere unico.

Le diverse alternative sono:

1. Indennità forfetaria di trasferta: è un’indennità prestabilita e corrisposta a prescindere dalle spese effettivamente sostenute.                                                                                                                      Qualora la società decida di erogare al dipendente il rimborso spese forfettario bisogna far riferimento al comma 5 dell’articolo 51 del TUIR, che prevede:

– Per quanto riguarda la tassazione in capo al dipendente:

• le spese sino al 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all’estero sono escluse dall’imponibile del dipendente e vengono rimborsate a titolo di indennità forfetaria;
• tutti gli altri rimborsi spese, anche se analiticamente documentati, corrisposti oltre questa indennità, sono tassati in capo al dipendente;
• i rimborsi analitici delle spese di viaggio e trasporto documentate, anche sotto forma di indennità chilometrica, non concorrono a formare reddito.

-Per quanto riguarda la deducibilità per la società:

• tutte queste spese sono totalmente deducibili per l’azienda. È necessaria la lettera d’incarico ma non è necessario conservare documentazione per le spese sostenute tranne quelle di viaggio e trasporto.

2.Rimborso analitico, a piè di lista: la disciplina da seguire è il comma 5 dell’articolo 51 del TUIR, dove:

-Per quanto riguarda la tassazione in capo al dipendente:

• le spese di vitto, alloggio, trasporto e viaggio, di qualunque importo siano sono riassunte dal dipendente o dal collaboratore nella nota spesa con tutta la relativa documentazione e non concorrono a formare il reddito del dipendente;
• Il rimborso per altre spese non documentate è escluso da imposizione fino a un importo di 15,49 euro al giorno e 25,82 euro per l’estero.

-Per quanto riguarda la deducibilità per la società:

• nel caso di spese di vitto e alloggio sono deducibili per l’impresa fino a un limite di 180,76 euro in Italia e 258,23 euro all’estero al giorno;
• altre spese documentate sono interamente deducibili;
• l’indennità chilometrica è deducibile nei limiti del costo di percorrenza (ACI) o tariffe noleggio per gli autoveicoli;
• ogni ulteriore indennità è totalmente deducibile per l’azienda.

-Per la deduzione di tali rimborsi è necessario avere:

• lettera d’incarico;
• nota spesa del dipendente (nominativa, dettagliata, sottoscritta e completa della documentazione delle spese sostenute);
• I documenti di spesa devono essere conservati in formato elettronico per un eventuale controllo dell’Agenzia delle Entrate (risposta 22/2018)

3.Rimborso misto: la seguente è una soluzione intermedia tra i due sistemi sovraesposti, dove le spese di trasferta sono rimborsate in parte sulla base di documenti giustificativi e in parte in modo forfetario.

-Per quanto riguarda la tassazione in capo al dipendente:

• le indennità forfettarie sono ridotte a 30,99 euro al giorno in Italia e 51,65 all’estero nel caso in cui l’azienda rimborsi al dipendente analiticamente le spese di vitto O di alloggio;
• le indennità forfettarie sono ridotte a 15,49 euro al giorno in Italia e 25,82 all’estero nel caso in cui l’azienda rimborsi al dipendente le spese di vitto E di alloggio analiticamente;
• ulteriori spese sono assoggettate interamente a tassazione.

-Per quanto riguarda la deducibilità per la società:

• tutte le spese sono totalmente deducibili;
• occorre avere e conservare la documentazione prevista per i due casi descritti in precedenza.

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