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10 April 2026

L’ITER DI APPROVAZIONE DEL BILANCIO

Il bilancio d’esercizio rappresenta il documento fondamentale attraverso il quale la società espone in modo chiaro e veritiero la propria situazione patrimoniale, economica e finanziaria, nonché il risultato ottenuto dalla gestione nel corso dell’esercizio. Tuttavia, affinché il bilancio possa acquisire pieno valore giuridico e informativo, è necessario che esso segua uno specifico iter di formazione e approvazione, disciplinato dalla normativa civilistica. Tale procedimento è articolato in più fasi consecutive, che coinvolgono diversi organi della società e che si concludono con il deposito del bilancio presso il Registro delle imprese.

1. Redazione e approvazione del progetto di bilancio

La prima fase dell’iter di approvazione del bilancio è costituita dalla redazione del progetto di bilancio da parte dell’organo amministrativo. Il bilancio riguarda un esercizio sociale che, di norma, ha durata annuale. In alcune circostanze, tuttavia, la durata del primo esercizio può essere diversa dall’anno, specialmente al momento della costituzione della società, al fine di far coincidere la chiusura dell’esercizio con la fine dell’anno solare e rendere più agevoli gli adempimenti amministrativi e contabili.

Una volta predisposto, il progetto di bilancio deve essere comunicato dagli amministratori al Collegio sindacale, oppure al sindaco unico nel caso delle società a responsabilità limitata, nonché al soggetto incaricato della revisione legale dei conti, qualora presente. Tale comunicazione deve avvenire almeno trenta giorni prima della data fissata per l’assemblea chiamata a esaminare il bilancio e deve essere accompagnata dalla Relazione sulla gestione. Questo passaggio è essenziale, poiché consente agli organi di controllo di svolgere le verifiche di competenza e di redigere le rispettive relazioni. Il mancato rispetto del termine dei trenta giorni non comporta automaticamente la nullità o l’invalidità della delibera di approvazione del bilancio, ma può incidere sulla responsabilità degli amministratori per inosservanza dei propri obblighi.

2. Deposito del progetto di bilancio presso la sede sociale

Dopo la comunicazione agli organi di controllo, il progetto di bilancio deve essere depositato presso la sede della società. Il deposito deve avvenire nei quindici giorni che precedono l’assemblea e deve protrarsi fino al momento dell’approvazione del bilancio stesso. In questo periodo, i soci hanno il diritto di prendere visione di tutta la documentazione contabile e informativa necessaria per effettuare una valutazione consapevole.

Oltre al progetto di bilancio, devono essere messi a disposizione anche la Relazione sulla gestione, la Relazione del Collegio sindacale e quella del revisore legale, nonché le copie integrali dell’ultimo bilancio delle società controllate e un prospetto riepilogativo dei dati essenziali delle società collegate. Questo insieme di documenti garantisce la massima trasparenza dell’informazione societaria e tutela il diritto di informazione dei soci. L’eventuale omissione o il ritardo nel deposito della documentazione presso la sede sociale determina l’annullabilità della deliberazione assembleare di approvazione del bilancio.

3. Esame e deliberazione dell’assemblea dei soci

La fase centrale dell’iter di approvazione del bilancio è rappresentata dall’esame del progetto da parte dell’assemblea dei soci e dalla conseguente deliberazione. L’assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta all’anno entro il termine previsto dallo statuto e, in ogni caso, non oltre centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. La legge consente tuttavia di prorogare tale termine fino a centottanta giorni in presenza di specifiche condizioni, come l’obbligo di redazione del bilancio consolidato oppure particolari esigenze legate alla struttura organizzativa o all’oggetto sociale. In tali ipotesi, gli amministratori sono tenuti a indicare le ragioni della proroga all’interno della Relazione sulla gestione.

Esistono numerose situazioni operative che possono rendere necessario il ricorso al termine più lungo, come la necessità di valutare partecipazioni in altre società, la presenza di una struttura produttiva e contabile articolata su più sedi, la partecipazione a operazioni straordinarie o l’adozione di nuovi criteri contabili. Anche eventi eccezionali, quali le dimissioni degli amministratori in prossimità delle scadenze ordinarie, possono giustificare il rinvio della convocazione assembleare.

Le modalità di convocazione dell’assemblea variano in base alla tipologia societaria. Nelle società per azioni l’assemblea viene convocata mediante un avviso contenente le indicazioni essenziali relative alla riunione, da pubblicarsi nei termini previsti dalla legge o dallo statuto. Nelle società a responsabilità limitata, invece, la convocazione avviene normalmente mediante raccomandata, salvo che l’atto costitutivo preveda forme alternative come la posta elettronica. In entrambe le tipologie è ammessa l’assemblea totalitaria, che può validamente deliberare anche in assenza delle formalità di convocazione, purché siano rappresentati tutti i soci e siano presenti o informati gli amministratori e gli organi di controllo.

Al termine della discussione, verificata la sussistenza dei quorum previsti, l’assemblea procede alla votazione e all’approvazione del bilancio d’esercizio, oppure ne delibera la mancata approvazione.

4. Deposito del bilancio presso il Registro delle imprese

L’ultima fase dell’iter di approvazione del bilancio riguarda il deposito presso il Registro delle imprese. Entro trenta giorni dall’approvazione assembleare, gli amministratori devono depositare una copia del bilancio, corredata dalla Relazione sulla gestione, dalla Relazione del Collegio sindacale e da quella del revisore legale, nonché dal verbale dell’assemblea che ha approvato il bilancio. Nel caso delle società per azioni non quotate, deve essere depositato anche l’elenco dei soci aggiornato alla data di approvazione del bilancio, con l’indicazione delle azioni possedute e degli eventuali vincoli esistenti.

Nel caso in cui la società sia tenuta alla redazione del bilancio consolidato, il deposito del bilancio d’esercizio e di quello consolidato costituisce un unico adempimento, sebbene debba essere effettuato tramite pratiche distinte per motivi tecnici e amministrativi.

Il mancato rispetto degli obblighi relativi alla convocazione dell’assemblea o al deposito del bilancio comporta l’applicazione di sanzioni amministrative a carico degli amministratori e, in determinate circostanze, dei sindaci. Le sanzioni variano in funzione della tipologia della violazione e possono essere ridotte qualora l’adempimento venga effettuato tardivamente entro i termini previsti dalla legge.

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