13 April 2022

LIBRI CONTABILI IN FORMATO DIGITALE

Scade il 2 maggio 2022 il termine per il versamento dell’imposta di bollo relativa agli atti, ai registri e ad altri documenti informatici fiscalmente rilevanti emessi o utilizzati nell’anno precedente.

L’Art.6 del DMEF del 17 giugno 2014, dispone che, entro 120 giorni dalla chiusura dell’Esercizio, debba essere assolta l’Imposta di Bollo sui registri contabili, tenuti in modalità telematica, relativi all’esercizio precedente.

La conservazione dei libri contabili obbligatori, con i quali l’imprenditore fornisce evidenza di tutti i fatti economici che hanno interessato l’impresa, può avvenire con modalità analogiche o informatiche.

I registri per cui è previsto l’obbligo di registrazione, indipendentemente dalla modalità prescelta, possono essere individuati nel:

1. Libro giornale;
2. Libro inventari;
3. Registri IVA;
4. Registro dei beni ammortizzabili.

Qualora si opti per la tenuta in formato elettronico/informatico, i documenti fiscalmente rilevanti, ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati fino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica.

L’art. 12-octies del D.L. n. 34/2019, aggiunto dalla legge di conversione 28 giugno 2019, n. 58, è intervenuto sull’art. 7, comma 4-quater, D.L. n. 357/1994, tale comma prevede che la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici.

I documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, prescrive che essi vengano conservati in modo tale che:

• siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
• siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

La procedura di conservazione informatica può essere applicata in due distinte situazioni:

• nel caso di generazione diretta della documentazione
• nell’ipotesi di un processo di dematerializzazione delle scritture contabili, prima conservate in modalità analogica.

Affinché la conservazione digitale dei registri contabili sia riconosciuta anche civilisticamente, è necessario che il processo di conservazione si concluda con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale.

Relativamente al libro giornale e al libro degli inventari è richiesto il versamento dell’imposta di bollo, da effettuarsi con modalità differenti a seconda che gli stessi siano stampati oppure conservati in modalità informatica; in caso di tenuta di conservazione digitale dei registri contabili, l’imposta è pari a:

• 16 euro ogni 2.500 registrazioni (società di capitali),
• 32 euro ogni 2.500 registrazioni (persone fisiche, società di persone e società cooperative)

e deve essere assolta in un’unica soluzione tramite modello F24 con il codice tributo 2501 denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

L’omesso o il tardivo versamento dell’imposta di bollo assolta in modo virtuale è soggetto alla sanzione nella misura del:

• 30% per il versamento effettuato oltre 90 giorni dalla scadenza
• 15% se avvenuto entro 90 giorni

La violazione può essere regolarizzata tramite ravvedimento, utilizzando in F24 il codice tributo 2502 per la sanzione e 2503 per gli interessi.

A seguito della possibilità per il contribuente di adottare la conservazione analogica oppure quella elettronica e delle conseguenti diverse modalità di assolvimento di tale obbligo il contribuente è chiamato a comunicare all’Agenzia delle entrate la scelta di conservazione che ha adottato nel singolo periodo d’imposta. A tal fine nel modello dichiarativo è prevista la compilazione del rigo:

• RS140 per la dichiarazione modello PF;
• RS104 per la dichiarazione modello SC;
• RS40 per la dichiarazione modello SP

che può essere valorizzato con il valore:

• 1: per indicare che nel periodo di riferimento della dichiarazione il contribuente ha proceduto alla conservazione informatica di un documento rilevante ai fini tributari;
• 2: per indicare che nel periodo di riferimento della dichiarazione il contribuente non ha proceduto alla conservazione informatica di un documento rilevante ai fini tributari.