Stampa Pagina

21 September 2022

RIMBORSI SPESE A DIPENDENTI E COLLABORATORI

Le trasferte per motivi di lavoro sono molto frequenti in quasi tutte le aziende a prescindere dalle loro dimensioni, occorre, perciò, tenere ben presente quali regole applicare sulle somme erogate per fare fronte a tali esigenze.

Le indennità di trasferta e i rimborsi spese consistono in somme erogate al dipendente destinato occasionalmente e temporaneamente a svolgere le proprie mansioni in un luogo diverso da quello in cui si trova la sua sede abituale di lavoro, al fine di compensarlo del sacrificio e degli oneri sostenuti.

Il lavoratore ha il diritto ad essere rimborsato per le spese sostenute per l’allontanamento dalla sede di lavoro abituale per conto del datore di lavoro e non per le spese sostenute per il raggiungimento della sede di lavoro della proprio abitazione.

I compensi attribuiti in occasone di trasferte possono avere:

• Natura retributiva: quando servono a soddisfare normali esigenze di vita del lavoratore, remunerando le prestazioni da lui fornite, sia che si tratti di compensi in denaro sia in natura, con carattere di base oppure integrativo, ma sempre con requisiti di determinatezza e di corrispettività dell’opera prestata;
• Natura risarcitoria: quando sono diretti ad indennizzare il dipendente per particolari condizioni disagvoli alle quali va incontro in occasionali situazioni di lavoro;
• Natura restitutoria: qando tendono a rimborsare al lavoratore l’anticipazione di costi di produzione del datore di lavoro.

I rimborsi spese vanno disitinti in base all’ambito teritoriale:

• per trasferte effettuate nello stesso comune in cui opera l’azienda ;
• al di fuori del territorio comunale.

Fiscalmente, sono deducibili solo se le spese sostenute dal dipendente sono inerenti all’attività lavorativa richiesta e quando sono dettagliati I luoghi e I tempi di svolgmento dell’incarico.

Affinchè vi sia un rimborso è indispensabile venga conservata la documenteazione necessaria per la deducibilità dei rimborsi come ad esempio:

• Lettera d’incarico;
• Nota spese del dipendente
• Pezze giusitificative delle spese sostenute indicanti, ovviamente, date e orari concordanti con la lettera d’incarico.

Appare utile riepilogare il trattamento fiscale dei rimborsi spese ai dipendenti e collaboratori inerenti le trasferte aziendali.

I rimborsi spese in azienda rappresentano una voce di costo a volte rilevante e spesso di complicata gestione amministrativa e fiscale in quanto l’azienda è sia sostituto che contribuente. Infatti la normativa fiscale considera i rimborsi spese ai dipendenti e alle altre categorie di prestatori d’opera che ruotano attorno alle aziende in base a ciò che costituisce reddito per il percettore dei rimborsi piuttosto che sotto l’aspetto di “costo aziendale” .

I principali tipi di spese rimborsare sono:

• Viaggio e trasporto con mezzi di terzi, auto aziendale, auto dipendente/collaboratore
• Vitto
• Alloggio
• Altre spese ( parcheggi, bar, mance,lavanderia, telefono …..)

Le aziende erogano rimborsi spese e indennità a una pluralità di soggetti, con modalità che variano a motivo della qualifica del soggetto che le percepisce :

• dipendente,
• amministratore,
• libero professionista,
• collaboratore occasionale o collaboratore a progetto

Stampa Pagina