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19 June 2024

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA – Parte 1

Secondo l’art. 21, comma 1 del DPR 633/72, si definisce elettronica la fattura che è stata emessa e ricevuta in formato elettronico. In ogni caso, è importante tenere presente che, rispetto ai requisiti previsti dalla disciplina generale, la fattura valida per le operazioni effettuate nei confronti della Pubblica Amministrazione e in ambito B2B e B2C, si intende elettronica solo in presenza di specifici requisiti (es. il formato, la modalità di trasmissione, ecc.).

Sono considerate fatture elettroniche, le fatture generate in forma cartacea e successivamente trasformate in documenti informativi per essere inviate e ricevute tramite canali telematici. Al contrario, non possono considerarsi elettroniche, le fatture create in formato elettronico e poi inviate e ricevute in forma cartacea.

Generalmente, il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario, il quale deve semplicemente accettare il mezzo di trasmissione utilizzato dal soggetto emittente, senza che sia necessario un accordo preventivo. Se all’atto della ricezione il destinatario rifiuta il formato elettronico, adottando un comportamento concludente che consiste nella stampa della fattura, quest’ultima può essere gestita dal destinatario come fattura cartacea, fermo restando che l’emittente deve continuare a gestirla come fattura elettronica.

Tuttavia, l’emissione della fattura in formato elettronico risulta un obbligo per:

• le fatture nei rapporti con la Pubblica Amministrazione;
• le fatture riguardanti le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, sia titolari di partita IVA (B2B) sia privati (B2C);
• le fatture emesse da tutti i soggetti in regime di franchigia (es. regime dei minimi e dei forfetari) a decorrere dall’01/01/2024, senza raggiungimento di particolari soglie.

Per gli anni dal 2019 al 2024 è vietata l’emissione della fattura elettronica via SdI (Sistema di Interscambio) ai soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria e ai soggetti che, pur non essendo tenuti all’invio dei dati al Sistema TS, documentano prestazioni sanitarie effettuate nei confronti di persone fisiche.

Requisiti fatture elettroniche

L’art. 21 comma 1 del DPR 633/72 definisce “elettronica” la fattura che è stata emessa e ricevuta “in qualunque formato elettronico”, non imponendo, dunque, il rispetto di un formato specifico. Tuttavia, le fatture elettroniche nei confronti della PA e in ambito B2B e B2C richiedono il formato XML.

L’emissione o ricezione di una fattura elettronica implica che per l’intero arco di tempo compreso fra l’emissione/ricezione della fattura e il termine fissato per la sua conservazione sia garantito il rispetto dell’autenticità dell’origine, in modo che l’emittente e il destinatario del documento siano individuabili; dell’integrità del contenuto, ossia la sua inalterabilità; della leggibilità del documento, su schermo o tramite stampa.

Per garantire l’autenticità e l’integrità del documento il soggetto emittente può ricorrere alla tecnologia ritenuta più idonea, come l’utilizzo di sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente.

Il momento di emissione della fattura si presenta quando il soggetto passivo, o un suo delegato, la trasmette per via elettronica al cessionario o committente (mediante il Sistema di Interscambio o, ad esempio, mediante un sistema di trasmissione EDI, posta elettronica o posta elettronica certificata).
La fattura trasmessa mediante SdI si considera emessa solo qualora non sia stata scartata dal Sistema, il quale ne attesta inequivocabilmente la data e l’orario di avvenuta trasmissione e quindi il momento di emissione. Nell’ipotesi in cui non sussista obbligo di emissione del documento in formato elettronico, la e-fattura può intendersi emessa anche quando sia messa a disposizione del cessionario o committente su un supporto informatico. In base alla norma, dunque, la data di emissione della fattura elettronica coincide con la data di trasmissione o messa a disposizione al destinatario.

Conservazione fatture elettroniche

Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica (art. 39 comma 3 del DPR 633/72 e DLgs. 7.3.2005 n. 82). Qualora l’operatore non accetti di ricevere la fattura in formato elettronico – nei casi in cui ciò sia ancora consentito – quest’ultima potrà essere conservata secondo le modalità tradizionali. Il processo di conservazione elettronica termina con l’apposizione di un riferimento temporale “opponibile a terzi” sul pacchetto di archiviazione e deve concludersi entro tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della relativa dichiarazione dei redditi annuale. Nell’ambito della piattaforma “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate è disponibile un servizio gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute tramite SdI, nel rispetto del DM 17.6.2014, previa sottoscrizione di un accordo di servizio da parte del soggetto passivo IVA.

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